Panduan Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses


Mungkin beberapa dari anda ada yang kesulitan dalam membuat suatu acara. Atau mungkin anda hanya kepo dan ingin tahu tentang teknis pembuatan acara-acara besar seperti acara seminar, konser, lomba, pagelaran seni, bahkan acara kecil seperti pembuatan pesta ulang tahun.

Tidak masalah. Anda bukan satu-satunya orang yang ingin tahu tentang pembuatan acara atau program. Tak peduli itu besar atau kecil, yang terpenting prosedurnya bisa membuat sebuah acara menjadi berhasil.

Orang zaman sekarang lebih banyak melemparkan dan memasrahkan perangkaian acara kepada yang ahli yaitu Event Organizer (EO). Kemudian kita hanya menyiapkan dana saja. Tapi itu wajar, karena dalam membentuk suatu agenda besar, diperlukan kecakapan dan kemahiran serta profesionalisme dalam menyusunnya.

Namun sebenarnya, jika mau, anda juga bisa mengadakan acara sendiri dengan membentuk tim sendiri tanpa harus menyewa Event Organizer. Pasalnya, dalam membangun suatu acara, kita memerlukan akomodasi, niat, pengalaman, dan juga kerja sama tim. Tak mungkin rasanya mendirikan acara besar sendirian.

Agar lebih jelasnya, silakan pertimbangkan beberapa hal yang harus anda lakukan jika anda ingin mengadakan suatu acara. Kami sudah menyiapkan daftar yang harus dilakukan untuk menyusun suatu acara. Beginilah cara untuk membuat acara besar sehingga bisa sukses:

  • Menentukan Jenis Acara

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Yang pertama harus anda lakukan adalah menentukan tipe acara yang ingin anda rancang. Apakah itu acara seperti perlombaan besar, seminar nasional, atau festival seni budaya yang dibuka untuk seluruh masyarakat yang berminat.

Tak mungkin anda hendak mengadakan suatu acara tapi anda tidak tahu acara apa, tujuannya untuk apa. Jadi, pertama dari semua, anda harus tahu dulu acaranya mau dikemanakan dan seperti apa.

  • Membuat Tema dan Konsep Acara

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Anda perlu merancang konsep acara. Penentuan konsep dan tema acara sangat perlu karena menentukan bagaimana jalannya event.

Pemberian tema memberikan efek pada sub tema - sub tema di dalam acara tersebut. Katakanlah, tema dari acara konser anda adalah tentang alam. Maka, lagu-lagu yang dibawakan dalam pergelaran seni musik tersebut baiknya bertemakan alam seperti lagunya Ebiet G. Ade.

  • Siapkan Kebutuhan

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Dalam mengadakan sebuah event, anda tentunya butuh banyak kebutuhan. Contohnya saja seperti perlengkapan, dekorasi ruangan, desain grafis untuk logo dan backdrop, publikasi acara, hingga sponsorship yang dapat membantu menyokong acara anda melalui pendanaan.

Semakin besar acaranya, semakin besar pula kebutuhannya. Jadi, tentukan kebutuhan anda secara matang-matang. Jangan sampai ada yang bolong dan mengandung celah kegagalan. Akan sangat disayangkan jika acara anda gagal karena pemetaan kebutuhan anda kurang dan tidak maksimal.

  • Rencanakan Anggaran

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Dalam mengakomodasikan kebutuhan seperti barang-barang yang sifatnya harus diadakan dengan uang, anda tentu harus siap dana. Tulis semua list yang anda butuhkan, sehingga budget bisa terhitungkan.

Anggaran tersebut tentunya bisa digunakan untuk menyewa barang yang mungkin anda tidak punya, membeli kebutuhan konsumsi audiens atau partisipan, akomodasi seperti penginapan, atau kebutuhan lain yang menyangkut dengan acara anda.

Dalam menentukan anggaran, pastikan anda melakukan survei kebutuhan ke tempat-tempat seperti misalnya anda butuh memesan makanan, tanyakan berapa harganya untuk sekian jumlah peserta. Coba survei ke tempat lain atau tanya dengan orang yang mungkin punya wawasan tentang barang yang anda usahakan, siapa tahu ada yang lebih murah.

Anda dapat mendapatkan anggaran dari banyak sumber, misalnya anda mahasiswa dan anda mempunyai acara yang bagus, syukur-syukur bisa punya kredibilitas, anda bisa mengusulkan bantuan dana dari pihak dekan. Selain itu, anda bisa mendapatkan sokongan dana dari sponsor. Jadi, mungkin anda perlu mencari sponsor untuk membantu pendanaan acara anda.

  • Buat Tim dan Badan Badan

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Pembentukan tim adalah suatu ke-primer-an karena dengan adanya tim, penyusunan acara dapat terselenggarakan dengan cepat. Anda harus membuat kelompok dengan di dalamnya terdapat anggota-anggota yang bertugas dalam perannya masing-masing, seperti seksi konsumsi menangani masalah supply makanan, seksi dekorasi yang mengurusi desain interior, pembuatan banner, dan segala macam yang anda butuhkan.

Pastikan anda membentuk tim yang sesuai dengan keahliannya masing-masing. Berikan juga kepala badan sebagai koordinator yang bertanggung jawab dalam jalannya setiap badannya, sehingga ada yang menjadi penanggung jawab.

  • Distribusi Tugas

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Setelah tim dibentuk, ketua pelaksana menyusun tugas atau disebut sebagai job description kepada setiap tim. Nanti ketua tim akan membagikan tugas yang diberikan ke anggotanya.

Dengan adanya pembagian tugas yang jelas, setiap anggota bisa menjalankan job desc-nya dengan gamblang. Mereka bisa fokus pada tugasnya.

  • Berikan Deadline

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Deadline atau batas akhir perlu diberikan. Tujuannya untuk pendorong anggota agar melakukan kewajibannya sebelum waktu yang ditentukan. Seksi acara, sebagai otak kegiatan juga harus sudah mempertimbangkan kenapa diberikan deadline pada waktu tertentu.

Pemberian deadline juga vital, karena manusia cenderung tidak melakukan tugasnya tanpa adanya dorongan. Dengan memberikan batas akhir dilaksanakannya tugas, yang mengemban tugas akan mendapat dorongan untuk melakukan karena akan ada konsekuensinya jika mengerjakan hingga telat deadline, seperti malu atau mungkin mendapatkan sanksi.

  • Rencanakan Plan B

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Menyiapkan rencana cadangan jika rencana awal gagal sangat vital. Kadang rencana tidak berjalan mulus seperti yang diinginkan karena ada kendala di luar yang sudah direncanakan.

Datangnya hujan lebat dalam acara konser outdoor terbuka di alam bebas tentu dapat memberikan efek berbeda dibandingkan jika tidak terjadi hujan. Anda harus mempersiapkan plan B dalam menanggulangi plan A. Coba lakukan simulasi tentang kemungkinan buruk yang dapat terjadi sehingga anda bisa membuat rencana cadangan.

  • Kuatkan Kerja Sama Tim

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Seluruh persiapan yang telah diancang-ancangkan tidak akan berbuah manis tanpa adanya kerekatan teamwork antar anggota. Anda harus mempunyai tim yang kuat kerja samanya sehingga pelaksanaan acara dapat berhasil dengan saling tolong menolong dan komunikasi yang baik.

  • Belajar dari Orang Berpengalaman

Tata Cara Membuat Acara Besar Yang Sukses
Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru terbaik. Hal itu benar adanya. Belajarlah dengan orang yang sudah lama berkecimpung dalam hal yang berkaitan dengan realisasi acara anda, entah itu belajar dari orang yang pernah membuat acara serupa seperti anda, atau belajar tentang publikasi di dunia maya kepada pakar media sosial.

Itulah beberapa tips dan cara mengadakan event yang besar. Tentunya masih terdapat tips-tips yang dapat menyukseskan acara besar, tapi setidaknya cara dasarnya adalah seperti yang sudah dituliskan di atas. Semoga berhasil.

Sumber : Source Klik

Tidak ada komentar :

Posting Komentar